Claro, hay herramientas que nos permiten automatizar el proceso pero una herramienta es tan buena como el conocimiento que tenemos los que la usamos. Todos los PMs tenemos una herramienta y un metodo por el cual creamos nuestros cronogramas para los proyectos. Pero… todos sufrimos de errores comunes como el tener dependencias incorrectas, restricciones excesivas, nivel inadecuado de detalle en la estructura de desglose de trabajo, estimados muy granulares o inexistentes, recursos sobre asignados, etc. ¿Te suena?

La herramienta mas usada es MS Project® (MSP). Y no voy a tomar el tiempo de este articulo para hablar sobre MSP porque este no es el tema. Yo si, sin embargo, lo mencionare ya que aplica cuando planeamos el cronograma de un proyecto y balanceamos los recursos.

El metodo es lo que cambia de PM a PM. Explicare los pasos que se tienen que hacer y en el orden correcto.

• Construir la estructura de desglose de trabajo (WBS)
La mayoria de las organizaciones tienen una estructura jerarquica para descomponer el trabajo. Tipicamente, es asi: Etapa, Fase, Tarea/Entregable/Meta.
Esta es una manera de organizar y definer el alcance total del proyecto descomponiendo el trabajo que va a ser ejecutado en tareas que el equipo del proyecto puede ejecutar y crear los entregables requeridos. Las tareas, entregables o metas son components que pueden ser cronogramados, estimados para costos, monitoreados y controlados

• Establecer dependencias
Las dependencias son definidas para que el trabajo sea ejecutado in el orden apropiado. Entiende los siguientes tipos de dependencias entre tareas antes de usarlos; dependencias incorrectas impactan la fecha de terminacion y crean restricciones innecesarias:
1) Mandatorias (de logica dura) – Inherentes en la naturaleza del trabajo que se esta haciendo. Muchas veces envuelven limitaciones fisicas (ex.: un caso de prueba debe ser definido antes de la prueba)
2) Discrecionarias (blanda/preferido/de logica preferencial) – Basado en experiencia, deseo o preferencias (ex.: el equipo decide crear el manual del usuario despues del primer period de pruebas, a pesar de que no es necesario)
3) Externas – Basado en necesidades o deseos de alguien fuera del proyecto (ex.: el servidor debe ser comprador antes de configurarlo)
Un diagrama de red es usado para mostrar dependencias en forma grafica. MSP genera un diagrama de red automaticamente

• Estimar trabajo
Trabajo es el numero de unidades de labor (usualmente expresado en horas, dias o semanas) requerido para completer una tarea cronogramada. Estimacion es equivalente a exito. Duracion es el numero total de periodos de trabajo (usualmente expresado en dias o semanas) requerido para completer una tarea cronogramada.
Cuando estimes, ten en mente los diferentes tipos de tareas:
1) Unidades fijas (MSP default) – Permite al cronograma calcular fecha de terminacion tan pronto como sea possible basado en la disponibilidad de los recursos
2) Duracion fija – Usado cuando la prioridad es preservar duracion. Para completer el trabajo, asigna recursos cuando sean necesitados para satisfacer la fecha de terminacion (¿te acuerdas de mi comentario sobre “saber” la fecha de terminacion antes de que planearamos?)
3) Trabajo fijo – Algunos sistemas de gerencia de proyectos (ex.: Clarity, anteriormente Niku) que estan por arriba de MSP no apoyan este tipo por la naturaleza que tienen de estar manejados por el esfuerzo y pueden crear resultados impredecibles. Por eso, he elejido acostumbrarme y no usarlo nunca
He aqui como los tipos de tarea trabajan:

…si revisas la Duracion …si revisas el Trabajo …si revisas las Unidades
En una tarea de Unidades Fijas… El Trabajo es recalculado, y las unidades permanecen fijas La Duracion es recalculada, y las unidades permanecen fijas La Duracion es recalculada, y el trabajo permanence fijo
En una tarea de Duracion Fija El Trabajo es recalculado, y la duracion permanece fija Las Unidades son recalculadas y la duracion permanence fija El trabajo es recalculado, y las unidades permanecen fijas

Las restricciones de las tareas es el proximo asunto que tenemos que mirar cuando estamos estimando. Debes evitar el usar los tipos moderados y los inflexible. Restricciones incorrectas aumentan el riesgo del proyecto y extienden la fecha de terminacion:
1) Tan tarde como sea posible (flexible; default) – Para proyectos cronogramados a partir de la fecha de terminacion. Programa las fechas de comienzo y de terminacion lo mas tarde posible para la tarea
2) Tan pronto como sea posible (flexible; default) – Para proyectos cronogramados a partir de la fecha de comienzo. Programa las fechas de comienzo y de terminacion lo mas pronto posible para la tarea
3) Terminar no mas temprano que (moderado; evitar) – Para proyectos cronogramados a partir de la fecha de comienzo. Indica la fecha mas pronto possible en que la tarea puede ser completada, y la tarea no puede terminar en ningun momento antes de la fecha especificada
4) Terminar no mas tarde que (moderado; evitar) – Para proyectos cronogramados a partir de la fecha de terminacion. Indica la fecha mas tarde possible en que la tarea puede ser completada, y la tarea puede terminar en el mismo dia o antes de la fecha especificada
5) Comenzar no mas temprano que (moderado; evitar) – Para proyectos cronogramados a partir de la fecha de comienzo. Indica la fecha mas pronto possible en que la tarea puede comenzar, y la tarea no puede comenzar en ningun momento antes de la fecha especificada
6) Comenzar no mas tarde que (moderado; evitar) – Para proyectos cronogramados a partir de la fecha de terminacion. Indica la fecha mas tarde possible en que la tarea puede comenzar, y la tarea puede comenzar en el mismo dia antes de la fecha especificada
7) Debe terminar en (inflexible; evitar) – Indica la fecha exacta en que la tarea debe terminar. Otros parametros del cronograma como dependencia entre las tareas, adelanto o atraso, y balanceo de recursos son secundarios a este requisito
8) Debe empezar en (inflexible; evitar) – Indica la fecha exacta en que la tarea debe empezar. Otros parametros del cronograma como dependencia entre las tareas, adelanto o atraso, y balanceo de recursos son secundarios a este requisito

• Asignar recursos
Recursos (tipicamente humanos) son asignados a las tareas, entregables y metas que tienen que ser ejecutadas. Al principio del proyecto, cuando no tenemos los nombres de estos recursos, roles que despues se reemplazan con nombre son asignados (ex.: el rol de Analista es asignado a una tarea cuando comienza a hacerse el cronograma del proyecto y es despues cambiado por Juan Perez cuando el es el analista designado para la tarea)

• Balancear recursos
Ayuda a utilizar los recursos consistentemente a travez del proyecto. Asegura que los recursos no esten sobre asignados. Ayuda al PM evitar retrasos causados por asignaciones malas. Ayuda al PM a identificar y tomar ventaja de los tiempos que no estan siendo usados analizando las dependencias entre las tareas. MSP puede balancear los recursos automaticamente basado en el calendario del recurso, los tipos de tareas, dependencias, y restricciones, sin embargo, todavia no he encontrado a un PM que se sienta confortable de la manera en que MSP lo hace. Yo balanceo los recursos manualmente usando la pagina Uso de Recursos, pero si tu insistes en usar la funcion automatica de MSP, salva una copia primero.
Si hay conflictos entre recursos (asignaciones por encima o por debajo) puedes:
1) Demorar algunas tareas
2) Asignar a un recurso diferente
3) Cambiar dependencias entre tareas
4) Quitar tareas
5) Añadir tareas (en vez de usar la funcion de MSP de partir una tarea a la mitad la cual no trabaja con algunos sistemas de gerencia de proyectos (ex.: Clarity)

• Determinar camino critico
Ayuda al PM a identificar tareas que deben ser monitoreadas cuidadosamente. El camino critico es el camino que demora mas en un diagrama de red y el camino mas corto para completar el proyecto. Conociendo el camino critico del proyecto es la meta del proceso de establecer el cronograma del proyecto. MSP calcula el camino critico automaticamente y a traves de la carta Gantt muestra cuales tareas estan en el. Algo a tener en mente es que a medida que las tareas son completadas temprano o mas tarde el camino critico cambia. Otra cosa es que pueden haber mas de un camino critico pero esto aumenta el riesgo.
Si el camino critico pone la fecha de terminacion muy lejos hay un par de tecnicas que usan los PMs para comprimir el cronograma:
1) Fast tracking – Ejecutar tareas que estan en el camino critico en paralelo y fueron originalmente planeadas en secuencia. Esto usualmente aumenta el riesgo y a veces resulta en trabajos que hay que repetir
2) Crashing – Asignar recursos adicionales a tareas que estan en el camino critico mientras se mantiene el alcance. Casi siempre resulta en un aumento de costos

Como PMs, olvidamos un intangible muy importante: los calendarios de los recursos afectan el cronograma del proyecto. Los dias festivos o dias en que no se trabaja en el calendario del recurso son marcados como tal y por eso, MSP los ignora.

Si sigues los pasos básicos explicados en este articulo no deberías tener problemas mayores al hacer el cronograma del proyecto y al balancear recursos. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.