La dura verdad es que este documento no esta siendo producido en la mayoria de los proyectos que ven la luz. El documento del caso de negocio es el unico documento que apoya la necesidad del negocio y el razonamiento para iniciar un proyecto o no. Cuan largo o corto es no tiene relevancia; la relevancia deriva en su existencia. Los casos de negocio mas razonables capturan adecuadamente las caracteristicas tangibles como las intangibles del proyecto propuesto.

Wikipedia tiene este ejemplo muy bueno: “una actualizacion de software podria mejorar el rendimiento del sistema, pero el “caso de negocio” es que mejor rendimiento mejoraria la satisfaccion al cliente, requeriria menos tiempo para procesar las tareas, o reduciria los costos de mantenimiento del sistema.”

Un caso de negocio efectivo debe, al menos, contener lo siguiente:
• Detalle del problema a resolver
• Detalle de la solucion propuesta
• Ventajas y desventajas de la solucion propuesta
• Flujo del proceso propuesto (si se conoce)
• Flujo tecnico (si se conoce)
• Costo estimado o aproximado de la solucion propuesta
• Beneficios de la solucion propuesta
• Riesgos de la solucion propuesta

Con esta informacion, la organizacion que hace el trabajo esta cierta de estar dispuesta a establecer prioridades entre este proyecto y los muchos otros. Este documento es ahora el instrumento para recibir fondos y aprovacion para seguir adelante o no.

¿Quien es responsible por escribir el documento del caso de negocio? Esto es preguntado una y otra vez, aun en organizaciones maduras. Asi que, vamos a aclarar esto de una vez y permiteme responder a esta pregunta con otra pregunta: ¿Quién tiene la necesidad? Si puedes responder esta pregunta sabras quien es el responsable de escribirlo. El(los) unico(s) que puede(n) escribir un documento del caso de negocio es el(los) que tiene(n) la necesidad.

Sin un caso de negocio la organizacion pudiera estar malgastando recursos de valor en cosas que el negocio no necesita en ese momento. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.