10-Jun-2008: El Congreso Global de PMI America Latina 2008 es en agosto 11-13 en Sao Paulo, Brasil. Mas en PMI.org.
11-Oct-2007: El Congreso Global de PMI Norte America 2008 es en octubre 18-21 en Denver, Colorado, EE.UU.. Mas en PMI.org.
Entradas mensuales sobre el mundo de la gerencia de proyectos. Opiniones, experiencias, mejores practicas, procesos, herramientas, y lo mas importante, tu comentario* son todos parte de este blog. Contactanos y dinos que topicos quisieras que cubramos.
Estos articulos han sido destacados en Ezine Articles por el Autor Experto Jorge Dominguez.
Subscribete al Blog de Gerencia de Proyectos de Expiriance por Correo ElectronicoPocas personas lo dudan hoy en dia: El acopio de requisitos y su documentacion apropiada es un paso fundamental en el exito de cualquier proyecto. Sin embargo, muchas personas todavia lo desatiende.
Los requisitos son descritos como una condicion o capacidad que un cliente necesita para solucionar un problema o alcanzar un objetivo. Si no tienes esto claro, ¿como puedes cumplir con esos requisitos y hacer un proyecto exisoso? No es extraño las asombrantes cifras que se alegan en un rango del 60% al 80% sobre proyectos fallidos solamente en la industria de la tecnologia (IT). Aunque que es un “proyecto fallido” tiene que ser mejor definido, y este es un topico para otro articulo, y hay muchas causas para proyectos fallidos (aun subjetivas), la falta de acopio de requisitos y su documentacion es ciertamente una de ellas.
El proceso de acopio de requisitos y su documentacion puede tomar muchas formas pero todas tienen que incluir a todos los stakeholders del proyecto, sin excepciones. Puedes optener y documentar los requisitos de una sola vez para proyectos pequeños o muchas veces para proyectos grandes. Puedes tener a todo el mundo presente en una oficina para proyectos complejos o remotamente para proyectos menos complejos. Puedes entrevistar a cada uno de los stakeholders por separados. Todas estas formas tienen ventajas y desventajas dependiendo de la naturaleza del proyecto y es la responsabilidad del gerente del proyecto de guiar al analista de negocios y a los stakeholders a llegar a un concenso sobre el metodo apropiado.
Ahora, todo los participantes tienen su propia agenda. Este es un reto que debe se roto desde el principio! ¿Cuáles son los retos de acopiar requisitos?
• Stakeholders
Tener una idea pre-concevida de la solucion
No saber que realmente quieren
Ser incapaz de articular lo que quieren
Creer que saben lo que quieren pero no reconocerlo cuando es entregado
Querer decir otra cosa
• PMs / analistas de negocio
Creer que entienden los problemas mejor que los usuarios
Haberlo hecho antes
• Todo el mundo
Ver las cosas desde su propio punto de vista
Creer que todos estan politicamente motivados
Es indispensable, y terriblemente importante, tener los mejores requisitos que se pueda. Durante el acopio y la documentacion de requisitos asegurate de que como minimo esto sea capturado:
• Funciones – Ejemplo: la casa tiene que tener 4 cuartos y 2 baños
• Restricciones – Ejemplo: la pintura exterior no puede ser basada en agua y tiene que tener un brillo ligero
• Otros elementos que deben estar presente para cumplir las necesidades de cada stakeholder – Ejemplo: un cuarto tiene que tener un baño adentro
Que haces con un requisito:
• Se obtiene
• Se anticipa
• Se documenta
• Se aclara
• Se cuantifica
• Se cualifica
• Se administra
• Se satisface
• Se cumple
Documenta los requisitos de una manera legible y amigable para el usuario sin asumir nada. Lanza la documentacion, repasala, obten sugerencias de todos los stakeholders y ponla al dia si es necesario.
Es sabido que el uso efectivo de la practica de acopio de requisitos y su documentacion conduce a proyectos exitosos, clientes satisfechos y aumento de profesionalismo. Hay beneficios de un buen proceso de acopio y documentacion de requisitos:
• Un claro entendimiento de las necesidades de los usuarios, clientes y stakeholders
• Una relacion colaborativa entre usuarios, clientes y stakeholders y el equipo tecnico
• Un fuerte compromiso de los requisitos por parte de los miembros del equipo de desarrollo a los objetivos del proyecto
• Uso de un proceso repetido de requisitos que es continuamente mejorado
• Un sistema de arquitectura que apoya las necesidades actuales y futuras de los usuarios, clientes y stakeholders
• La abilidad de acomodar cambios a los requisitos a medida que estos son progresivamente elaborados
• Alta calidad de entregables
• Ahorro en los costos de desarrollo, cronogramas exactos, satisfaccion del cliente
Establece un buen plan de gerencia de cambios porque los requisitos pueden cambiar. Ahora, la gran pregunta: ¿por que los requisitos cambian?
• Nuestro entendimiento del problema o objetivo mejoro
• El problema siendo resuelto o el objetivo cambio
• Fallamos en preguntar a las personas correctas las preguntas correctas en el momento correcto
• Fallamos en crear o seguir un proceso para asistir en administrar cambios
• Los usuarios cambiaron sus mentes o sus percepciones
• El ambiente exterior cambio
Evita los cambios y sigue todos los pasos desde el principio o alguien va a perder algo. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.
No, no estoy hablando del cronograma del proyecto; estoy hablando del “verdadero” plan del proyecto otra vez. Un buen plan tiene que ayudar al equipo del proyecto a alcanzar las metas del proyecto en cada fase. El plan establece como el trabajo se va a realizar.
Hasta los PMs que han completado proyectos anteriormente con éxito requieren un largo numero de decisiones sobre preguntas como las siguientes:
• Que trabajo necesita hacerse
• Como va a ser hecho
• Cuanto tiempo el trabajo va a tomar
• Quien va a hacer el trabajo y donde
• Cuanto va a costar
Para contestar las preguntas de arriba, un buen plan de gerencia del proyecto, como ahora es llamado por el PMBOK del PMI, (para simplificar, lo llamaremos plan del proyecto en este articulo) debe tener en cuenta las areas siguientes:
• Plan de gerencia de alcance del proyecto – Incluye los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido, para completar el proyecto con exito. Esta primeramente preocupado por definir y controlar que esta y que no esta incluido en el proyecto
• Plan de gerencia de cronograma – Fija el formato y establece los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto
• Plan de gerencia de costo – Fija el formato y establece los criterios para planear, estructurar, estimar, presupuestar, y controlar el costo del proyecto
• Plan de gerencia de calidad – Describe como el equipo de gerencia del proyecto implementara la politica de calidad de la organizacion
• Plan de mejora de proceso – Detalla los pasos para analizar procesos que facilitaran la identificacion de gastos y actividades agregadas sin valor para incrementar el valor al cliente
• Plan de gerencia para proveer personal – Describe cuando y como los requisitos de rescursos humanos seran cumplidos
• Plan de gerencia de comunicación – Describe las necesidades y expectativas de comunicaciones para el proyecto; como y en que formato la informacion va a ser comunicada; cuando y donde cada comunicación se va a hacer; y quien es responsable de proveer que tipo de comunicacion
• Plan de gerencia de riesgo – Describe como la gerencia de riesgos del proyecto va a ser estructurada y llevada a cabo en el proyecto
• Plan de gerencia de compras – Describe como los procesos de compra van a ser gerenciados desde el desarrollo de la documentacion de compras hasta la clausura del contrato
El desarrollo del plan del proyecto no tiene que hacerse todo a la vez al principio del proyecto. De hecho, es posible que no puedas hacerlo todo a la vez sino a medida que mas cosas se sepan sobre el proyecto. Este detallamiento progresivo del plan de gerencia del proyecto is a menudo llamado “planeamiento de la onda de balanceo” (“rolling wave planning”) indicando que el planeamiento es un proceso iterativo y en curso.
Ahora, no te detengas mucho en conformar con las mejores practicas ni en ir por el libro. Un buen plan del proyecto es uno que contenga toda la informacion que se necesita y es esperada, y uno que tu puedas administrar. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.
Comenzar una carrera de PM no es dificil pero si estas fuera del campo de la informatica necesitas saber donde encontrar los recursos de aprendizaje disponibles. Yo, por ejemplo, fui uno primero y despues apredi como ser uno.
Asi es como paso: Yo era un entrador de data/operador y me ya me estaba aburriendo cuando un familiar mio me recomendo a una posicion de desarrollador junior. Despues de unos años siendo desarrollador y siempre teniendo que aprender la ultima y mas grande lenguaje de programacion tambien me aburri, entonces empece a liderear a otros desarrolladores. Mas y mas me vi haciendo trabajo de PM (planeando y dirijiendo trabajo, lidereando, negociando, organizando, estimando, etc.) aunque no era uno (y no me estaban pagando como uno tampoco) hasta que finalmente me dieron el titulo y algo de dinero. En este punto yo tenia lo que necesitaba, tenia el titulo y hacia el trabajo pero no tenia los academicos, la experiencia o la certificacion. Asi que, dije, ¡hum! ¿Por que no obtengo el entrenamiento y me certifico para asi redondear mis habilidades? Lo hice, usando una combinacion de recursos formales e informales, y ahora estoy escribiendo este artículo.
Pero algunas personas quieren ser PMs antes de que les den la oportunidad, nada malo en eso. Independientemente de en cual grupo de estos tu estas los recursos de aprendizaje disponibles abundan pero no son bien conocidos is estas fuera del campo de la informatica.
Si tienes lo que se necesita estos recursos son para ti:
• Entrenamiento formal para los que necesitan clases con instructor
- El Project Management Institute (PMI) ofrece entranamiento y mentoreo a travez de capitulos locales en muchos paises
- Colegios y universidades como la Universidad George Washington y la Universidad Internacional de la Florida estan ahora incorporando mas y mas masters en gerencia de proyectos
- Tu propio empleador puede tener sus propios programas y material de entrenamiento y/o mentor o a travez de asociaciones con vendedores externos
- La certificacion de PMP require entrenamiento obligatorio para todos los que quieran obtenerla y este es le mejor camino para cualquier PM
• Entrenamiento informal para los que pueden aprender por ellos mismos
- Libros y materials para estudiar uno mismo abundan por todas partes sobre el topico de gerencia de proyecto y son muy detallados. Pueden ser usados como material de referencia en combinacion con entrenamiento formal
- El Internet, aunque no exactamente un entrenamiento informal, ofrece una miriada de sitios dedicados al entrenamiento de gerencia de proyectos que pueden ser tomados en linea o en un aula regular
Cuidado con esos lugares que prometen que vas a aprender gerencia de proyectos en 15 minutos. Los mas inteligentes ni siquiera van a poder pasar el examen de PMP sin un estudio pesado mucho menos aprender la profesion y estar listo a dirijir un proyecto.
Con cualquier metodo que escojas para comenzar una carrera de PM asegurate de saber en lo que te estas metiendo. Pudiera ser una recompensa o una frustacion.
Y nunca olvides que si quieres ser algo debes actuar como eso primero. Tu jefe lo notara y te promovera. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.
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