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Entradas mensuales sobre el mundo de la gestion y gerencia de proyectos. Opiniones, experiencias, mejores practicas, procesos, herramientas, y lo mas importante, tu comentario* son todos parte de este blog. Contactanos y dinos que topicos quisieras que cubramos.
Estos articulos han sido destacados en Ezine Articles, Google Knols y otros sitios importantes por el Autor Experto Jorge Dominguez.
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El Caso Para El Caso De Negocio
El documento del caso de negocio… Que maravilloso si fuera hecho cada vez que hay una necesidad de negocio si solo fuera por el beneficio del negocio mismo.
La dura verdad es que este documento no esta siendo producido en la mayoria de los proyectos que ven la luz. El documento del caso de negocio es el unico documento que apoya la necesidad del negocio y el razonamiento para iniciar un proyecto o no. Cuan largo o corto es no tiene relevancia; la relevancia deriva en su existencia. Los casos de negocio mas razonables capturan adecuadamente las caracteristicas tangibles como las intangibles del proyecto propuesto.
Wikipedia tiene este ejemplo muy bueno: “una actualizacion de software podria mejorar el rendimiento del sistema, pero el “caso de negocio” es que mejor rendimiento mejoraria la satisfaccion al cliente, requeriria menos tiempo para procesar las tareas, o reduciria los costos de mantenimiento del sistema.”
Un caso de negocio efectivo debe, al menos, contener lo siguiente:
• Detalle del problema a resolver
• Detalle de la solucion propuesta
• Ventajas y desventajas de la solucion propuesta
• Flujo del proceso propuesto (si se conoce)
• Flujo tecnico (si se conoce)
• Costo estimado o aproximado de la solucion propuesta
• Beneficios de la solucion propuesta
• Riesgos de la solucion propuesta
Con esta informacion, la organizacion que hace el trabajo esta cierta de estar dispuesta a establecer prioridades entre este proyecto y los muchos otros. Este documento es ahora el instrumento para recibir fondos y aprovacion para seguir adelante o no.
¿Quien es responsible por escribir el documento del caso de negocio? Esto es preguntado una y otra vez, aun en organizaciones maduras. Asi que, vamos a aclarar esto de una vez y permiteme responder a esta pregunta con otra pregunta: ¿Quién tiene la necesidad? Si puedes responder esta pregunta sabras quien es el responsable de escribirlo. El(los) unico(s) que puede(n) escribir un documento del caso de negocio es el(los) que tiene(n) la necesidad.
Sin un caso de negocio la organizacion pudiera estar malgastando recursos de valor en cosas que el negocio no necesita en ese momento. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.
MS Project: Hay Un Consejo Para Eso – Parte 1
Vamos al punto e immediatament a los consejos de MS Project*.
1) Para Cambiar Vistas: Seleciona el menu Ver y selecciona una vista nueva. O, presiona
2) Para Exhibir la Barra de Ver: Selecciona Ver Barra Ver desde el menu
3) Para Usar Mas Vistas: Selecciona Ver Mas Vistas desde el menu. Selecciona una vista en la caja de dialogo y haz clic en Aplicar
4) Para Crear un Proyecto Nuevo: Selecciona Archivo Nuevo desde el menu y haz clic en Proyecto en Blanco en el panel de tareas. O, haz clic en el boton Nuevo, o presiona
5) Para Entrar la Fecha del Programa: Selecciona Proyecto Informacion del Proyecto desde el menu. Haz clic en el Programa desde la lista de flecha y selecciona una opcion de programacion. Entra la fecha de Inicio o fecha de Fin del proyecto
6) Para Fijar el Calendario del Proyecto: Selecciona Proyecto Informacion del Proyecto desde el menu. Haz clic en el Calendario desde la lista de flecha y selecciona el calendario que quieres usar. Clic OK
7) Para Cambiar Horario de Trabajo: Selecciona Herramientas Cambiar Horario de Trabajo desde el menu. Selecciona la(s) fecha(s) que quieres cambiar: Dia de la Semana: Haz clic en la cabeza de columna(s) de los dias que quieres cambiar por la duracion del proyecto. Fecha: Selecciona la(s) fecha(s) que quieres cambiar. Entra las nuevas horas de trabajo en el De y A caja de texto. Clic OK
8) Para Cambiar Horario de No Trabajo: Selecciona Herramientas Cambiar Horario de Trabajo desde el menu. Selecciona la(s) fecha(s) que quieres cambiar: Dia de la Semana: Haz clic en la cabeza de columna(s) de los dias que quieres cambiar por la duracion del proyecto. Fecha: Selecciona la(s) fecha(s) que quieres cambiar. Haz clic en el boton Detalles. Haz clic en la opcion de horario de No Trabajo en la caja de dialogo y clic OK
9) Para Crear un Nuevo Calendario Base: Selecciona Herramientas Cambiar Horario de Trabajo desde el menu. Clic el boton Crear Calendario Nuevo en la caja de dialogo y entra el Nombre del calendario en la caja de texto. Haz clic en la opcion de calendario que quieres usar y escoje el calendario base que quieres copiar, si es necesario. Clic OK. Cambia las horas de trabajo y dias de no trabajo del calendario si es necesario y clic OK
10) Par Ver la Barra Guia del Proyecto: Selecciona Ver Barras Guia del Proyecto desde el menu
11) Para usar la Guia del Proyecto: En la barra Guia del Proyecto, haz clic en el area del boton que quieres trabajar. Haz clic en el enlace del paso que quieres completar en el proyecto y sigue las instrucciones en la Guia del Proyecto para empezar el proyecto. O, haz clic en cualquier boton de la lista de flecha en la barra de la Guia del Proyecto y selecciona el paso que quieres completar
12) Para Apagar la Guia del Proyecto: Selecciona Herramientas Opciones desde el menu. Haz clic en la lengueta Interface y quita la marca de Exhibir Guia del Proyecto en la caja de marcas
13) Para Imprimir un Proyecto: Selecciona Archivo Imprimir desde el menu. Escoje tus opciones de impression. Cuando estes listo para imprimir, clic OK
14) Para Imprimir la Vista Actual como un Reporte: Abre la vista que quieres imprimir. Haz clic en el boton Reporte de la lista de flecha en la barra Guia del Proyecto y selecciona Imprimir la vista actual como un reporte desde la lista. Continua con los pasos del wizard y haz clic en el boton Imprimir cuando termines
15) Para Ayuda: Presiona la tecla
16) Para Apagar Office en Linea: Haz clic en el enlace Ajuste del Contenido en Linea en el panel de tareas Ayuda para el Proyecto. Quita la marca de la opcion Buscar contenido online mientras conectado y clic OK
Mas consejos sobre MS Project en un futuro cercano sera beneficioso para todos. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.
* Basados en MS Project® 2007.
El Estado Del Proyecto Es Critico Pero Estable
La mayoria de los reportes de avance de proyectos te dicen que el proyecto anda bien, otros son mas atrevidos dicen que el proyecto esta “un poquito” atrasado pero que hay “bastante” tiempo para emparejarse, algunos reportan en el plan vs. actuales del presupuesto/cronograma pero la mayoria fallan en indicar que exactamente se ha completado y que queda por completar asi como tambien incidentes y riesgos.
Algunos reportes de avance de proyectos incorporan un semaforo con los colores rojo, amarillo (o ambar) y verde. Otros mas sofisticados son en forma de indicadores de resultados clave (KPIs). Ambos indican la salud del proyecto basados en marcas pre-definidas mayormente sobre tiempo y costo que nunca satisfacen a todo el mundo y son casi siempre mal interpretadas o completamente ignoradas por los lectores.
El reporte de avance del proyecto es una parte importante en un proceso efectivo de comunicacion.
Un reporte de avance del proyecto efectivo debe incluir:
• Metas programadas para el ultimo periodo de reporte y si fueron completadas
• Metas programadas para el proximo periodo de reporte
• Incidentes y sus articulos de accion programados para el ultimo periodo de reporte y si fueron completados
• Incidentes y sus articulos de accion programados para el proximo periodo de reporte
• Riesgos y sus respuestas
• Identificacion de nuevos riesgos y planes de respuesta
• Prioridades
• Costo presupuestado vs. actual
• Un resumen de la salud del proyecto
Este tipo de contenido es comprensivo y seguro de proveer un valor excelente a sus lectores. Los patrocinadores del proyecto y los ejecutivos saben en donde estan cada uno de los components criticos del proyecto y pueden decidir si necesitan involucrarse. El equipo del proyecto se puede enfocar en las prioridades y en lo que se ha planeado pero no completado todavia para que no aparezca en el proximo reporte de avance.
Un enlace a una plantilla gratis de reporte de avance de proyectos puede encontrarse aqui. Sin embargo, ten en cuenta que no es el formato sino el contenido. Puedes tener un reporte de avance de proyecto con un formato muy bonito y si no cuenta la historia no vale para nada.
Trata de mantener el reporte en el lado positivo, pero si el estado es critico dilo, no lo ocultes porque mas temprano que tarde sera obvio. ¿A ti no te parece…? Pues, a mi si.
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